RGPD

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 16 juin 2026

Orbis Optima, éditeur de l'Annuaire ESSMS, s'engage à protéger les données personnelles des utilisateurs du site conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Orbis Optima (SASU). Pour toute question relative à vos données, contactez-nous à privacy@annuaire-essms.fr.

2. Données collectées

Établissements (ESSMS) — lors d'une demande de devis : nom de l'établissement, n° FINESS (facultatif), département, secteur, échéance, adresse e-mail, téléphone et message éventuel.

Organismes évaluateurs (cabinets) — lors du référencement : raison sociale, SIRET, numéro d'accréditation COFRAC et d'autorisation HAS, coordonnées, zone d'intervention, secteurs, disponibilité, témoignages et références (avec consentement), ainsi que des informations tarifaires qui restent strictement internes et ne sont jamais publiées.

Données techniques — journaux de connexion et cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n'est utilisé.

3. Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur une base légale distincte au sens de l'art. 6 du RGPD :

• Demandes de devis (établissements) — mise en relation avec un organisme évaluateur. Base légale : exécution de mesures précontractuelles (art. 6.1.b).
• Publication de l'annuaire (cabinets) — référencement des organismes accrédités à partir de données professionnelles publiques (HAS, COFRAC). Base légale : intérêt légitime d'Orbis Optima (art. 6.1.f) ; consentement pour les informations facultatives (art. 6.1.a).
• Témoignages d'évaluateurs — valorisation des organismes référencés. Base légale : consentement explicite de la personne concernée (art. 6.1.a), recueilli lors de la demande de témoignage.
• Journaux techniques (logs) — sécurité du service et détection d'incidents. Base légale : intérêt légitime d'Orbis Optima (art. 6.1.f).
• Documents comptables — conservation des factures et données de facturation. Base légale : obligation légale (art. 6.1.c).

4. Destinataires

Les demandes de devis sont transmises uniquement aux organismes évaluateurs correspondant à votre département et à votre secteur. Seuls Orbis Optima et ses sous-traitants techniques y ont accès. Vos données ne sont jamais vendues.

Si, et seulement si, vous y consentez explicitement via la case dédiée du formulaire, votre adresse e-mail peut être transmise à des partenaires sélectionnés de l'Annuaire ESSMS (formation, accompagnement et services aux ESSMS, par exemple Alteria Coaching) afin de vous adresser des offres. Ce consentement est facultatif, indépendant de votre demande de devis, et révocable à tout moment (lien de désinscription dans chaque message, ou par e-mail à privacy@annuaire-essms.fr).

5. Hébergement et sous-traitants

Le site et la base de données sont hébergés en France (OVH). Le géocodage des adresses est réalisé via le service OpenStreetMap (Nominatim), au sein de l'Union européenne. Aucun transfert de données hors UE n'est effectué.

6. Durées de conservation

Demandes de devis et messages de contact : conservés jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL. Fiches des organismes : conservées tant que l'organisme est référencé, puis supprimées ou anonymisées. Journaux techniques (logs) : conservés jusqu'à 12 mois. Documents comptables (clients abonnés, factures) : conservés 10 ans, conformément aux obligations légales (Code de commerce).

7. Vos droits

Conformément au RGPD (art. 15 à 22), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de vos données (restitution au format CSV ou JSON sur demande).

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à privacy@annuaire-essms.fr en précisant votre identité. Nous vous répondrons dans un délai maximum d'1 mois à compter de la réception de votre demande (art. 12 RGPD). Ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires en cas de demande complexe ou nombreuse, avec notification préalable.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.

8. Cookies

Le site n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social, et aucun traceur tiers, n'est déposé. Conformément aux lignes directrices de la CNIL, les cookies strictement nécessaires sont dispensés de consentement préalable : aucun bandeau de consentement n'est donc requis ni affiché.

Les cookies déposés sont les suivants :

• cabinet_session — maintient la connexion d'un organisme à son espace après authentification. Finalité : authentification. Durée : 30 jours.
• admin_session — maintient la connexion à l'espace d'administration. Finalité : authentification. Durée : la session.

Le paiement des abonnements est traité par Stripe sur une page hébergée par ce prestataire ; les éventuels cookies déposés à cette occasion le sont par Stripe, à des fins de sécurité et de prévention de la fraude, et relèvent de la politique de confidentialité de Stripe. L'affichage de la carte interactive s'appuie sur OpenStreetMap (voir section 5) et ne dépose pas de cookie.

9. Sécurité

Orbis Optima met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès, altération ou divulgation non autorisés (chiffrement des échanges, accès restreint, cloisonnement des données tarifaires et de contact).

10. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.